Таъсирчан тақдимот тайёрлаш ва тақдим этиш санъати

Тақдимот қилиш маҳорати инсон ҳаётидаги энг асосий кўникмалардан бири ҳисобланади. Бу кўникма ўқиш даврида ҳам, иш фаолиятида ҳам доимий равишда қўл келади. Ҳар бир инсон маълум вақтда ўз фикрларини бошқаларга етказиш ва ишонтириш учун тақдимот қилишга тўғри келади. Тақдимот жараёнининг бир нечта керакли қоидаларини ўрганиб олиш орқали тақдимотларни яратиш ва тақдим этишни осон ва самарали ишга айлантириш мумкин.

Таъсирчан тақдимот (яъни презентация) яратишда америкалик профессор Эндрю Абеланинг “Экстрим Тақдимот” усулидан фойдаланиш мумкин. Ушбу усул тақдимот яратишдан олдин бир қатор саволларга жавоб топишни тавсия қилади. Бу саволлар тақдимот устида ишлашга кетадиган вақтни самарали сарфлашга ёрдам беради. “Экстрим Тақдимот” усули жами 10 та элементдан ташкил топган бўлиб, улар тақдимотнинг турли жиҳатларини қамраб олади.

Бу элементлар орасида тақдимот тингловчилари, тақдимот мақсади, тақдимот мавзуси ва тақдимот бериш жараёни каби муҳим жиҳатлар мавжуд. Ушбу саволларга жавоб топиш орқали тақдимотни мақсадли аудиторияга мослаштириш, унинг таъсирчанлигини ошириш ва самарали тақдим этиш мумкин. Шу билан бирга, тақдимот давомида тингловчилар билан ўзаро алоқани йўлга қўйиш, уларнинг эътиборини жалб қилиш ва ишончини қозониш ҳам эътиборга лойиқ аҳамиятга эга.

Тақдимот тингловчилари

Тақдимот тингловчиларини яхши тушуниш — муваффақиятли тақдимотнинг асосий омилларидан биридир. Тақдимот бошланишидан олдин, ўзингизга “Менинг аудиториям ким ва уларнинг тақдимотдан кутаётган асосий эҳтиёжлари нимада?” деган саволни беринг. Тингловчилар таркибини таҳлил қилишда уларнинг ёши, мутахассислиги, билим даражаси, қизиқишлари каби жиҳатларни ҳисобга олинг. Мисол учун, агар аудитория асосан ёшлардан иборат бўлса, тақдимотни янада визуал ва интерактив элементлар билан бойитиш мумкин. Агар тингловчилар орасида соҳанинг етук мутахассислари бўлса, мавзунинг чуқур жиҳатлари ва техник тафсилотларига эътибор қаратиш керак бўлади. Шунингдек, тақдимот ўтказиладиган жой ва шароитни ҳам инобатга олиш зарур. Хона катта ёки кичик, ёруғ ёки қоронғу, жиҳозланган ёки жиҳозланмаганлиги тақдимот услубига таъсир қилади. Барча омилларни ҳисобга олган ҳолда, тақдимотнинг мақсадига мувофиқ услубни танлаш лозим. Шунда сиз тингловчиларнинг эҳтиёжларига тўлиқ жавоб берадиган, улар учун фойдали ва қизиқарли тақдимотни тайёрлай оласиз.

Тақдимот мақсади

Тақдимот тайёрлашда энг асосий жиҳатлардан бири бу — мақсадни аниқ белгилашдир. Аввало, тақдимотдан кўзланган асосий мақсад нималигини аниқлаб олиш зарур. Тингловчиларнинг мавзу бўйича дастлабки билимлари, фикрлари ва амалларини ҳисобга олган ҳолда, тақдимот давомида ва ундан сўнг уларнинг фикрлари ва амалларини қай даражада ўзгартириш мумкинлигини белгилаш керак. Шунингдек, тингловчилар билан қайси энг муҳим ғояни улашмоқчи эканлигимизни ва бунинг эвазига ўзимиз нима олишни хоҳлашимизни ойдинлаштириб олишимиз лозим.

Тақдимотни аудиторияга етказиб беришда унинг тузилишига ҳам алоҳида эътибор қаратиш керак. Тақдимот тузилиши учун “Уч қисмли структура” (Кириш, Асосий қисм, Хулоса) ёки “Беш қисмли структура” (Кириш, Муаммо, Ечим, Фойда, Хулоса) каби кенг тарқалган методологияларни қўллаш мақсадга мувофиқ. Консалтингда кенг қўлланиладиган услубга кўра эса, тақдимотни жорий вазиятни тасвирлаш билан бошлаш, мавжуд муаммолар ва уларнинг ечимларига оид саволларни қўйиш ҳамда бу саволларга жавоблар тақдим этиш билан якунлаш мумкин.

Тақдимотни аудиторияга етказиб беришда содда, аниқ ва қизиқарли услубдан фойдаланиш катта аҳамиятга эга. Тингловчилар тақдимотчининг фикрларини осонгина тушунишлари ва унга ўз саволлари билан мурожаат қила олишлари керак. Бунинг учун “Ҳикоя айтиш” (Storytelling) методи жуда қўл келади. Мавзуни шахсий тажриба ва ҳаётий мисоллар орқали етказиш тақдимотнинг самарадорлигини оширади. Шу билан бирга, тингловчиларнинг тақдимот мавзусига қизиқишини уйғотиш ва уларнинг эътиборини жалб қилиш ҳам жуда муҳимдир.

Тақдимот мавзуси

Тақдимот мавзусини танлашда керакли жиҳатлардан яна бири — тингловчилар учун унинг долзарблиги ва аҳамиятини тўғри белгилашдир. Мавзу аудиториянинг қизиқиши, эҳтиёжлари ва мақсадларига мос келиши керак. Тақдимотчи ўз мавзусини шундай ёритиши керакки, тингловчилар унга сарфлаган вақти ва эътибори самарали бўлишига ишонч ҳосил қилсин.

Бунинг учун мавзуни чуқур ўрганиш, тингловчиларнинг савияси ва кутганларини таҳлил қилиш керак. Шунда мавзунинг энг зарур ва фойдали жиҳатларини ажратиб олиш, уларни етказишнинг оптимал усулларини танлаш мумкин бўлади. Тақдимот давомида ҳам аудитория билан доимий алоқада бўлиб, улар кутган саволлар ва муаммоларга эътибор қаратиш зарур.

Тақдимот якунида тингловчилар олинган маълумотларни амалда қўллай олишига ва ундан фойда кўришига ишонч ҳосил қилишлари керак. Улар тақдимотдан мамнун бўлиб, сарфланган вақтининг ҳақ бўлганини ҳис қилишлари лозим. Бунинг учун тақдимотчи мавзуни чуқур ўзлаштирган, саволлар ва муаммоларга жавоб беришга тайёр бўлиши, керакли бўлса қўшимча материаллар тавсия қила олиши керак. Шундагина тақдимот ўз мақсадига эришади ва тингловчилар учун ҳақиқатан ҳам фойдали бўлади.

Тақдимот бериш жараёни

Тақдимот жараёнини тўғри ташкил этиш кейинги ўйлаб қўйиш керак бўлган мавзулардан бири ҳисобланади. Тақдимотнинг давомийлиги, слайдлар сони, бошлаш ва олиб бориш тарзи, саволлар учун ажратилган вақт каби омилларни олдиндан белгилаб олиш керак. Слайдларни тайёрлашда “10/20/30 қоидаси"га амал қилиш, яъни 10 та слайд, 20 дақиқа давомийлик ва 30 шрифтли матндан фойдаланиш тавсия этилади. Бу тингловчилар учун қулай ва тушунарли бўлади.

Баъзида тақдимотчи ўз ҳикоясини узоқдан бошлаб уни кулминацияга олиб келгунча аудиториясини “йўқотиб” қўйган ҳоллар ҳам учраб туради. Айниқса мобил телефон ва интернет даврида одамларнинг диққат қилиш давомийлиги қисқариб бораётганлигини кузатиш мумкин. Шунинг учун тақдимот тайёрлашда Барбара Минтонинг Пирамида Принципини қўллаш фойда беради. Унга кўра, энг асосий фикр-ғояни тақдимотнинг бошидаёқ баён қилиш, кейин эса уни мантиқий қисмларга бўлиб, батафсил ёритиб бориш керак.

Мисол учун, автомашинани ҳайдаш ҳақида тақдимот тузилмаси:

Тингловчиларнинг мавзуни қандай қабул қилиши кўп жиҳатдан тақдимотчининг ўз фикрини қандай етказишига боғлиқ. Фикрни лўнда ва тушунарли тарзда баён қилиш, слайдларда мультимедиа элементларидан фойдаланиш ва етарли даражада тайёргарлик кўриш катта аҳамиятга эга.

Шунингдек, сифатли визуал материаллар (расмлар, видеолар, инфографикалар) ҳам тақдимотнинг таъсирчанлигини оширади. Турли диаграмма ва жадваллардан ўринли фойдаланиш, аудитория билан интерактив мулоқот қилиш ҳам тақдимот самарадорлигини таъминлайди.

Тақдимот маҳорати тажриба орқали сайқалланади. Тақдимотлар қанча кўп ўтказилса, инсоннинг ўзига бўлган ишончи ва маҳорати шунча ошиб боради. Шу билан бирга, тақдимот пайтида нотиқнинг новербал ҳаракатлари ҳам муҳим рол ўйнайди. Тўғри қўлланилган имо-ишоралар, мимикалар тингловчилар билан “боғланиш"га ва уларни баён қилинаётган фикрларга ишонтиришга ёрдам беради. Масалан, маърузачи тингловчиларга қараб гапириши, саҳнада эркин ҳаракат қилиши, гавдасини тик ва қўлларини очиқ тутиши, жилмайиши, бошини қимирлатиб тасдиқлаши каби новербал сигналлар орқали аудитория билан алоқа ўрнатиши мумкин. Ҳатто, қийин вазиятларда, масалан, хавотирли пайтларда ёки ноқулай саволлар берилганда ҳам чуқур нафас олиш орқали ўзини тинчлантириши ва вазиятни назорат қилиши мумкин.

Тақдимотни муваффақиятли ўтказиш учун олдиндан пухта тайёргарлик кўриш зарур. Аввало, тақдимотни визуал жиҳатдан бойитиш учун сифатли расмлар, видеолар ёки инфографикалардан фойдаланиш мумкин. Улар тингловчиларнинг эътиборини жалб қилади ва мавзуни тушунишни осонлаштиради. Бундан ташқари, тақдимотни ёзма шаклда ҳам тақдим этиш, масалан, иштирокчиларга тарқатма материаллар бериш фойдали бўлади. Бу уларга тақдимот давомида ёзиб олиш ва кейинчалик маълумотларни қайта кўриб чиқиш имконини беради. Тақдимотдан олдин залнинг шароитини — ёруғлик, овоз, техникани текшириб кўриш ва муаммоларни олдини олиш ҳам эътиборга лойиқ ҳисобланади. Ўзингизни ишончли ҳис қилиш учун бир неча бор машқ қилиш ва тақдимот давомийлигини назорат қилиш керак.

Тақдимот пайтида аудитория билан кўз алоқасини ўрнатиш, уларнинг реакцияларини кузатиш ва саволларга жавоб беришга тайёр туриш зарур. Тингловчилар билан мулоқот ўрнатиш орқали уларнинг эҳтиёжлари ва қизиқишларини тушуниш, шунга мувофиқ тақдимотни мослаштириш мумкин. Шунингдек, аудиториянинг саволларига аниқ ва ишончли жавоблар бериш маърузачининг обрўсини оширади ва тингловчиларнинг ишончини қозонишга ёрдам беради. Ушбу оддий, аммо керакли маслаҳатлар тақдимотни янада самарали ва таъсирчан бўлишини таъминлайди.

PechaKucha — Японча тақдимот усули

Тақдимот қилишнинг яна бир тури Японияда пайдо бўлган PechaKucha усули ҳисобланади. PechaKucha японча сўз бўлиб, “сафсата ёки бекорчи гап” деган маънони англатади. Бу усул 2003 йилда Токиодаги икки архитектор — Астрид Клеин ва Марк Дитҳам томонидан тақдимотларни қисқа ва қизиқарли қилиш мақсадида ишлаб чиқилган. PechaKucha усулида тақдимот 20 та слайддан иборат бўлади ва ҳар бир слайд учун 20 сониядан вақт ажратилади. Шундай қилиб, бутун тақдимот 6 дақиқаю 40 сония давом этади. Ушбу формат “20х20” деб ҳам номланади. PechaKucha усули бугунги кунда бизнес, таълим, санъат каби кўплаб соҳаларда кенг қўлланилмоқда. Дунёнинг мингдан ортиқ шаҳарларида PechaKucha кечалари ўтказилган ва уларда 3 миллиондан зиёд иштирокчилар қатнашган.

SCQA — Консалтингда кўп қўлланадиган усуллардан бири

SCQA эса консалтингда кўп фойдаланиладиган тақдимот усулидир. SCQA қисқартмаси инглизча Situation (вазият), Complication (мураккаблик), Question (савол) ва Answer (жавоб) сўзларининг бош ҳарфларидан олинган. Ушбу усулга кўра, ҳар бир тақдимот маълум бир саволга жавоб бериши лозим. Масалан, компания янги маҳсулотини бозорга олиб чиқишни режалаштирмоқда. Бунда “вазият” — компаниянинг янги маҳсулоти, “мураккаблик” — бозордаги рақобат ва асосий ўйинчилар, “савол” — янги маҳсулот билан харидорларнинг эътиборини қандай жалб қилиш мумкинлиги ва ниҳоят “жавоб” — маҳсулотнинг ўзига хос хусусиятлари ва афзалликлари ҳисобланади. SCQA усули тақдимотни аниқ ва изчил тузилмага солиб, тингловчиларни қизиқтириш ва ишонтира олишга ёрдам беради.

Раҳбарларга тақдимот қилишда уларнинг вақти чекланганлигини ҳисобга олиш керак бўлади. Шу сабабли, тақдимотчи мавзунинг аҳамиятига алоҳида урғу бериши лозим. Мавжуд вазиятни қисқача таҳлил қилиб, ишлар яхши ёки ёмон кетаётганини кўрсатиш керак. Тақдимот сўнгида раҳбарлардан ёрдам ёки қўллаб-қувватлаш сўраш, кейинги учрашув учун уларнинг қизиқишини текшириш мумкин. Масалан, “Бизнинг лойиҳамиз компаниямиз учун стратегик аҳамиятга эга. Ҳозирги кунга қадар эришган ютуқларимиз сезиларли бўлса-да, олдимизда ҳали кўп ишлар турибди. Лойиҳани янада ривожлантириш учун қўшимча ресурслар ва раҳбариятнинг қўллаб-қувватлашига муҳтожмиз. Агар рухсат берсангиз, келгуси ҳафта батафсил режаларимизни муҳокама қилиш учун алоҳида учрашув ўтказишни истардик.” Қисқа ва аниқ етказилган бу каби тақдимот раҳбарларнинг вақтини тежаш билан бирга, мавзунинг моҳиятини очиб беради ҳамда келажак учун аниқ йўналиш белгилашга ёрдам беради.

Тақдимот тайёрлашда кўп учрайдиган хатолар

Тақдимот тайёрлашда бир қатор хатолар кўп учраб туради.

Биринчи хато — бу тақдимотчининг ўз аудиториясини худди ўзига ўхшаш шахсиятга эга ва мулоқот қилиш усулини афзал кўрадиган инсонлардан ташкил топган деб тахмин қилишидир. Агар мавзуни чуқур ёритиш учун 50 та тафсилотларга тўла слайдлар тайёрланса, тингловчиларнинг ичида кўпроқ концептуал ўйлайдиганлар бўлса, 11-чи слайдни ўзидаёқ улар презентациядан “узилиб” қолиб мобил телефонга тикилишни ёки ёнидаги инсон билан гаплашишни бошлашлари мумкин. Ёки, тақдимотни бошидаёқ кейинги қадамлар ва хулосаларни келтирсангиз, аудиторияда ўтирган нисбатан эҳтиёткорроқ бўлган инсонлар фикрларингизда шошқалоқликни кўриб сизнинг таклифларингизга қарши чиқишлари мумкин. Агар улар аудиториядаги қарор қабул қилувчилар бўлишса, ушбу хато сабабли муаммо вужудга келади.

Иккинчи хато — тақдимотчининг нимани мақсад қилаётгани нуқтаи назаридан тақдимот мақсадларини белгиланишидир. Презентациянинг мақсади фақат тақдимотчи нима қилишини кўрсатиш бўлиши керак эмас. Тингловчилар тақдимотдан сўнг хонадан чиқиб кетаётганда уларнинг берилган мавзудаги олдинги фикрлари ва амаллари қандай ўзгариши кераклиги ҳақида ўйлаш лозим. Агар презентациядан сўнг бундай натижага эришилмаса, тақдимотчи ўзининг ва тингловчиларнинг вақтини бекор сарфлаган бўлади.

Учинчи хато — тақдимотда эътиборни фақат тақдимотчининг тингловчилардан нимани хоҳлашига қаратишдир. Презентацияни тайёрлашга вақт ва ресурсларни сарфлашдан мақсад кўпинча бирор маҳсулотни, ғояни ёки кўникмани аудиториядагиларга “сотиш” бўлиши мумкин. Лекин тингловчиларни тақдимотга келиб эшитишлари учун уларда қандай сабаб бўлиши керак? Ягона сабаб шуки, улар ўзларининг ҳаётларида учраган турли муаммолар учун ечим топишга умид қиладилар. Агар тақдимотчи уларнинг эътиборини жалб қилмоқчи ва уни ушлаб турмоқчи бўлса, бутун диққатини презентация давомида тингловчиларнинг муҳим муаммоларини ҳал қилишга йўналтириши зарур.

Тўртинчи хато — тақдимотда фақат тақдимотчининг тавсиясини тасдиқловчи далилларни келтиришдир. Эмпирик тадқиқотлар шуни кўрсатадики, агар презентацияда тақдимотчининг тавсиясига қарши бошқа факт ва далиллар ҳам кўрсатилса ва улар эҳтиёткорона бирма-бир рад қилинса, аудитория томонидан тақдимотчига ва унинг таклифларига нисбатан кўпроқ ишонч пайдо бўлади. Адвокатлар буни “момақалдироқни ўғирлаш” деб аташади: агар бирор эътирозни биринчи бўлиб тақдимотчининг ўзи билдирса, аудиториядаги тингловчиларнинг худди шу эътирози нисбатан камроқ кучга эга бўлади.

Бешинчи хато — маълумотларни тақдимотчи учун мантиқий бўлган тартибда тақдим этишдир. Одатда тақдимотчилар материалларни ўзлари учун мантиқий бўлган тартибда жойлаштиришади. Масалан, олдин кириш қисми, кейин лойиҳа ҳақида маълумотлар, кейин амалга оширилаётган ўзгаришлар ва ҳоказо. Бу тингловчилар учун жуда зерикарли бўлиши мумкин. Шунинг учун презентацияни ҳаммага қизиқ бўлган муаммо билан бошлаш зарур, кейин эса ечим бўйича ўз таклифларни бериш маъқул. Слайдларда кейинги қадамни аниқлаш учун “Презентациямни ҳозир тугатсам, аудиториядан берилган тақдимот ҳақида биринчи эътироз нима бўлиши мумкин?” деган саволга жавоб бериш керак. Биринчи эътирозга кейинги слайдда жавоб бериб, саволни яна қайтариш мумкин. Шу тарзда тақдимотнинг кетма-кетлигини тақдимотчига ёққан ҳолда эмас, аудитория эшитишни хоҳлаган кетма-кетликда тайёрлаш лозим.

Олтинчи хато — тақдимотни профессионал кўринишга келтириш учун ранг, товуш ва клипартлардан фойдаланишдир. PowerPointда ишлатиладиган қўшимча визуал безаклардан фойдаланиш тақдимотчининг профессионаллик даражасини юқорироқ кўрсатиши мумкин. Аммо, бу унинг аудитория билан мулоқотига зарар етказади. Илмий тадқиқотлар ҳам қуйидаги хулосага келган: ҳар қандай қўшилган ранг, товуш ёки расм слайддаги хабарни тўғридан-тўғри кучайтирмайди. Аксинча, бу тингловчиларни ушбу хабардан чалғитади.

Еттинчи хато — слайдлардан кўрсатма (шпаргалка) сифатида фойдаланишдир. Баъзида слайдлардаги маълумотлар аудитория учун эмас, балки маърузачининг манфаати учун тайёрланганлиги кўриниб қолади. У слайдлардаги матнни овози билан ўқишни бошлайди, аудитория ҳам ичида ўқийди. Натижада, овоз билан матн рақобат қилишни бошлайди ва етказилмоқчи бўлган маълумотлар шу “шовқин"да ўз таъсирчанлигини йўқотади. Аслида эса, визуал (график) маълумотлардан ифода этилаётган фикрларни қўллаб-quvvatlash учун фойдаланиш керак. Шунинг учун, слайдда кўпроқ график ва камроқ матн ишлатилганда, овоз билан бирга слайднинг асосий мазмунини кучайтириш мумкин.

Юқоридагиларни умумлаштириб айтганда, тақдимот санъати — бу тингловчилар қалбига йўл топиш, уларни ўзига жалб эта олиш ва ишонтира билиш санъатидир. Ушбу санъатни эгаллаш учун доимий равишда ўз устида ишлаш, янги усулларни ўрганиш ва амалиётда қўллаш талаб этилади. Зеро, моҳирона тақдимот нафақат ғояларингизни оммалаштиришга, балки ўз муваффақиятингизни таъминлашга ҳам хизмат қилади.

Мақолани охирида тақдимот тайёрлашда сизга фойдали бўлиши мумкин бўлган 50 дан ошиқ турли шаблонлар берилган MS PowerPoint файлини (5.4МБ) юклаб олишингиз мумкин.